Ustawa o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.) nie reguluje zakresu obowiązków stanowisk pomocy administracyjnej, brak jest jakichkolwiek wytycznych co do ich granic z wyjątkiem samego nazewnictwa i podziału stanowisk (art. 4 ust. 2 u.p.s.). Wobec tego określenie obowiązków spoczywa na kierowniku urzędu i zależy od sformułowania ich zakresu w umowie o pracę.
W tej próżni legalnej formalnie nie ma przeszkód do upoważnienia przez wójta pracownika obsługi lub pomocy administracyjnej do wydawania decyzji administracyjnych w oparciu o art. 39 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym i art. 268a Kodeksu postępowania administracyjnego. Oba te przepisy dają wójtowi uprawnienie do upoważnienia swoich zastępców lub innych pracowników urzędu gminy do wydawania decyzji administracyjnych, bez rozróżnienia na stanowiska kierownicze, urzędnicze i obsługi. Jednak należy zwrócić uwagę, że „pomoc administracyjna” obejmuje właśnie kwestie pomocnicze, niezwiązane merytorycznie bezpośrednio z zadaniami jednostki, poboczne do obowiązków urzędniczych, która są osobno zaszeregowane w art. 4 ust. 2 u.p.s. i w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych.
Najwyższa Izba Kontroli stoi na stanowisku, że pracownik pomocy administracyjnej nie powinien wykonywać obowiązków urzędniczych. Argumentuje to faktem pominięcia procedury naboru z art. 11 ust. 1 u.p.s. NIK uważa, że potencjalnym skutkiem takiego rozwiązania będzie: „wypłacanie tym pracownikom niższych wynagrodzeń, a w przypadku pracowników interwencyjnych – nie ponoszenie pełnych kosztów wynagrodzeń i pochodnych, spełnianie niższych minimalnych wymogów kwalifikacyjnych. Osób nie będących urzędnikami nie dotyczą przepisy ustawy o pracownikach samorządowych, np. w zakresie oceny okresowej pracownika, obowiązku składania oświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej, czy też oświadczeń majątkowych, których stosowanie pozwoliłoby zapewnić w większym stopniu zawodowe, rzetelne i bezstronne wykonywanie zadań publicznych, o czym stanowi art. 1 ustawy o pracownikach samorządowych.”[1].
Wnioski przytoczonego wystąpienia pokontrolnego dotyczą powierzenia pomocy administracyjnej wykonywania m.in. zadań z zakresu naliczania opłat i kar za zajęcia pasa drogowego, przygotowania uchwał ustalających wysokość opłat za zajęcie pasa drogowego; prowadzenie spraw związanych ze zbywaniem nieruchomości zabudowanych i niezabudowanych stanowiących własność miasta w drodze bezprzetargowej; rozpatrywania spraw związanych z wydaniem zezwolenia na usuwanie drzew lub krzewów/samowolnym usunięciem drzew lub krzewów, w tym: ustalenia stron postępowania, przeprowadzenia oględzin w terenie, sporządzenia protokołu, przygotowania decyzji. Czyli kwestii, których dotyczy przedmiotowe pytanie.
Z tych powodów, o ile formalnie nie ma przeszkód do upoważnienia pracownika zatrudnionego na stanowisku pomocy administracyjnej do przygotowywania decyzji administracyjnych, czy prowadzenia spraw administracyjnych, to powierzanie obowiązków urzędniczych nie-urzędnikowi grozi naruszeniem art. 11 ust. 1 u.p.s., poprzez pominięcie procedury naboru. Wydaje się, że bezpieczniejszym jest zaniechanie takiego rozwiązania.
Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 775 z późn. zm.).
– Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 530).
– Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 40 z późn. zm.).
– Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. poz. 1960).
[1] Wystąpienie pokontrolne Delegatury NIK w Zielonej Górze syg. LZG-4101-06-05/2013P/13/192 https://www.nik.gov.pl/kontrole/wyniki-kontroli-nik/pobierz,lzg~p_13_192_201312131209001386936540~id4~01,typ,kj.pdf